5 stappen voor organisaties met vrijwilligers

1. Betrokkenheid

Vrijwilligers voelen zich vaak aangetrokken tot een evenement omdat ze graag betrokken willen zijn bij het slagen van datgene waar je evenement voor staat en uitstraalt. Het enige wat de meeste vrijwilligers daarvoor terug willen is waardering en dat hun betrokkenheid en tijd serieus wordt genomen.

Dit kan al door middel van een gezellige dag, een feestje, een klein cadeautje, een gratis t-shirt etc. En zelfs een schouderklopje of een kort gesprekje met jou kan al genoeg zijn.

Wanneer vrijwilligers zich betrokken voelen, dan helpen ze je graag maar hier moet je bewust tijd en energie voor vrijmaken als organisatie.

2. Duidelijkheid / Zaken op orde

Vrijwilligers zijn net mensen, ze haken af wanneer er in hun ogen onzorgvuldig met hun betrokkenheid en tijd wordt omgesprongen door onduidelijkheden in de verwachtingen en de organisatie. Zorg dat je de juiste gegevens van je vrijwilligers hebt zoals, de juiste contact gegevens, kledingmaten, voorkeuren qua beschikbaarheid, vaardigheden en vooral wat ze leuk vinden om te doen en wat ze niet leuk vinden om te doen. Zodat dat je ze snel en goed kunt bereiken, dat ze vrijwilligerswerk doen wat ze leuk vinden en waar ze goed in zijn, dat ze de juiste kleding krijgen en wel een lunchpakketje hebben. Zorg ook dat je contactgegevens hebt van mensen die je in geval van calamiteiten kunt bereiken als er onverhoopt toch iets gebeurd met je vrijwilligers. En hou deze gegevens veilig voor onbevoegden.

3. Overzicht & Inzicht

Allemaal gemakkelijker gezegd dan gedaan want er komt al zoveel op je af als organisatie. Hoe zorg je er als organisatie voor dat je de ”boel” bij elkaar houd en zelf ook nog een leuke tijd hebt? Om alles goed te kunnen organiseren is een goed en eenvoudig overzicht belangrijk. Niet alleen voor jou maar ook voor je mede organisatoren. Mocht iemand het stokje willen overnemen dan moet je snel kunnen schakelen en is een overzichtelijke vrijwilligers structuur belangrijk. Zorg daarom dat er altijd een overzichtelijke structuur is waar anderen snel inzicht in kunnen krijgen en wat gemakkelijk overdraagbaar is.

4. Gemak

Een goed en overdraagbare structuur of systeem maakt het jezelf als organisatie een stuk gemakkelijker. Vooral als je het evenement vaker wilt organiseren en wilt laten groeien. Excel wordt vaak gebruikt omdat het een laagdrempelige manier is om gegevens te verzamelen. Maar de ervaring van onze klanten is dat het niet gemaakt is om gemakkelijk mee te plannen en te organiseren en dat je al snel verdwaald in informatie die ook regelmatig niet meer up to date is.

Maar wat nou als je het evenement van de vorige keer met alle informatie eenvoudig kunt hergebruiken om het komende evenement te organiseren en te plannen. Met al je gegevens op één plek waar alleen die mensen mij kunnen die jij als organisatie toegang hebt gegeven?

Zorg daarom voor gemak in het registreren van gegevens die je een volgend keer ook weer kan gebruiken. Maak het jezelf makkelijk!
 

5. Waardering

De belangrijkste taak voor de organisatoren van een evenement is het zo strak en zo goed mogelijk organiseren van je evenement. Dit klinkt als een enorme open deur maar is om een aantal redenen super belangrijk. Iedereen houd van goed georganiseerde evenementen. Dit zorgt er niet alleen voor dat je bezoekers/deelnemers graag terugkomen maar ook dat je vrijwilligers de volgende keer graag weer helpen. 

Zorg daarom als organisatie goed voor ze. Zorg voor goede en duidelijke communicatie, zorg dat ogenschijnlijk kleine dingen als bestellen van kleding, lunchpakketjes, instructies “gewoon” top zijn geregeld. Er is niks zo vervelend als in de stromende regen staan als vrijwilliger en er is geen lunch of kleding voor je omdat de bestellingen mis gingen…

Stuur bijvoorbeeld iedere vrijwilliger een persoonlijke mail met zijn of haar persoonlijke planning, t-shirt maat en/of contact gegevens. Zo ziet je vrijwilliger dat je de touwtjes goed in handen hebt en er samen met hen een geweldig evenement gaat maken. Door de persoonlijke benadering voelen ze zich extra gewaardeerd. 

Zeker weten dat ze je gaan helpen om van je evenement een succes te maken. 

"Het gaat om de kleine dingen… maar die moeten wel geregeld zijn…"

Dit zijn de 5 STAPPEN en Tips die vrijwilligersplanner.nl naleeft en vertaald in een handige webapplicatie om je evenement(en) eenvoudige te kunnen organiseren en beheren. Waar je al de bovengenoemde dingen in kunt doen zodat je jouw Vrijwilligers eenvoudig kunt organiseren, beheren en op de hoogte kunt houden. 

Leer ook van andere organisaties met vrijwilligers.
Lees bijvoorbeeld ook de ervaringen van het Oerrock Festival, Leiden Marathon en Golazo.

HIGH FIVE!

Succes met je evenement en enthousiaste vrijwilligers!