Vrijwilligersplanner.nl handig om vrijwilligers te organiseren

Bron: SA24.nl Tekst: Renske Woudstra

Alle vrijwilligers in één handig online-overzicht. In een paar klikken niet alleen al je vrijwilligers bij elkaar, maar ook nog simpel in te roosteren. Dat is de Vrijwilligersplanner. De organisatie van LF2018 stelt deze in Opsterland ontwikkelde planner gratis beschikbaar aan alle LF2018-evenementen.

De roots van de Vrijwilligersplanner liggen bij Oerrock. Het muziekfestival in Ureterp plande de vele vrijwilligers altijd in via Excelbestanden, een heel gedoe met aanpassingen. Vijf jaar geleden ontstond het idee om iets nieuws te bouwen: een site die de vrijwilligers simpel bij elkaar kan brengen. Grafisch ontwerper Evert Wilstra (Kreaasje) en webprogrammeur Alex Jeensma (Vontis) ontwikkelden de site. Vrijwilligersplanner.nl in de markt zetten was echter een ander verhaal. “Rond die tijd ben ik erbij gekomen, om Vrijwilligersplanner.nl aan de man te brengen”, zegt organisatiedeskundige Lammert van der Wal uit Beetsterzwaag. In 2014 startten de drie Vrijwilligersplanner BV.

 Screenshot van de Vrijwilligersplanner

Screenshot van de Vrijwilligersplanner

Inmiddels gebruiken 153 organisaties de site, goed voor 293 coördinatoren en 4316 vrijwilligers. “We zitten nu in een fase dat de programmatuur werkt en de klanten zich melden. Maar we willen meer. Kortgeleden zijn we gesprekken gestart voor een crowdfundingactie om geld op te halen om te investeren in de marketing en personeel. Want we hebben wereldwijde ambitie.” Aan een Engelse vertaling van de site wordt inmiddels gewerkt.

Maar wat kun je nu eigenlijk met de Vrijwilligersplanner? “Je kunt je als organisatie aanmelden voor een gratis proefaccount. Het is geschikt voor kleine organisaties zoals de plaatselijke tennisvereniging, maar ook voor grote organisaties met honderden vrijwilligers. Met het account krijg je dan toegang tot de vele mogelijkheden van Vrijwilligersplanner.nl zoals de inschrijfmodule, waarmee je een eigen inschrijfformulier onder een knop op je eigen site kunt plaatsen. Vrijwilligers die zich via de knop op de eigen site aanmelden, komen automatisch in het bestand van Vrijwilligersplanner.”

Logo-CH2018-vrijwilligersplanner.jpg

Een bijzondere samenwerking is er met Leeuwarden-Fryslân Culturele Hoofdstad (LF2018). Zij stellen Vrijwilligersplanner.nl gratis beschikbaar aan alle organisaties die met LF2018 meedoen. Met de talloze bijbehorende culturele initiatieven in dit speciale jaar is het voor die organisatie van belang om dit goed af te stemmen met vrijwilligers. “Voor LF2018 hebben we een poule gebouwd. Via eigen werving heeft LF2018 inmiddels bijna duizend vrijwilligers in deze poule verzameld.” Dat werkt zo: vrijwilligers gaan naar de site van LF2018 en melden zich aan via Frij-Stiper (Fries voor vrijwilliger). Vervolgens worden ze (op de achtergrond) doorgeleid naar het inschrijfformulier van Vrijwilligersplanner waarin ze zich aanmelden. Ze krijgen dan een eigen profielpagina waar ze beschikbaarheid en voorkeuren kunnen opgeven. Vrijwilligersplanner.nl verwerkt deze gegevens automatisch zodat ze in de vrijwilligerspoule van LF2018 terechtkomen. Zo kan de organisatie van LF2018 in één oogopslag zien hoeveel vrijwilligers voor welk onderdeel beschikbaar zijn. “En vanuit hun eigen omgeving op Vrijwilligersplanner.nl kan de organisatie vervolgens contact leggen met de verschillende groepen.”

Deze poulestructuur is ook heel interessant voor bijvoorbeeld dorpen, steden en regio’s. Iedereen heeft moeite om vrijwilligers te vinden en te binden. Neem nou de vrijwilligers van een lokale tennisvereniging, die vinden het misschien ook leuk om ook ergens anders te helpen. Interessant wordt het als er een overkoepelende organisatie een poule op Vrijwilligersplanner.nl aanmaakt, bijvoorbeeld Plaatselijk Belang of een omnisportvereniging. “Want dik kans dat iemand die helpt bij de tennisclub, dat ook wel bij voetbal wil doen. Via de Vrijwilligersplanner kunnen de vrijwilligers simpel aangeven waarvoor ze ingezet willen worden zodat je als dorp of regio de krachten kunt bundelen.” Het gebruik van de vrijwilligersplanner.nl voor de bij LF2018 betrokken organisaties is gratis. Andere organisaties betalen per vrijwilliger jaarlijks 1 euro voor de diensten van Vrijwilligersplanner.

vwp-ch2018.jpg