Vrijwilligersplanner.nl handig om vrijwilligers te organiseren

Bron: SA24.nl Tekst: Renske Woudstra

Alle vrijwilligers in één handig online-overzicht. In een paar klikken niet alleen al je vrijwilligers bij elkaar, maar ook nog simpel in te roosteren. Dat is de Vrijwilligersplanner. De organisatie van LF2018 stelt deze in Opsterland ontwikkelde planner gratis beschikbaar aan alle LF2018-evenementen.

De roots van de Vrijwilligersplanner liggen bij Oerrock. Het muziekfestival in Ureterp plande de vele vrijwilligers altijd in via Excelbestanden, een heel gedoe met aanpassingen. Vijf jaar geleden ontstond het idee om iets nieuws te bouwen: een site die de vrijwilligers simpel bij elkaar kan brengen. Grafisch ontwerper Evert Wilstra (Kreaasje) en webprogrammeur Alex Jeensma (Vontis) ontwikkelden de site. Vrijwilligersplanner.nl in de markt zetten was echter een ander verhaal. “Rond die tijd ben ik erbij gekomen, om Vrijwilligersplanner.nl aan de man te brengen”, zegt organisatiedeskundige Lammert van der Wal uit Beetsterzwaag. In 2014 startten de drie Vrijwilligersplanner BV.

 Screenshot van de Vrijwilligersplanner

Screenshot van de Vrijwilligersplanner

Inmiddels gebruiken 153 organisaties de site, goed voor 293 coördinatoren en 4316 vrijwilligers. “We zitten nu in een fase dat de programmatuur werkt en de klanten zich melden. Maar we willen meer. Kortgeleden zijn we gesprekken gestart voor een crowdfundingactie om geld op te halen om te investeren in de marketing en personeel. Want we hebben wereldwijde ambitie.” Aan een Engelse vertaling van de site wordt inmiddels gewerkt.

Maar wat kun je nu eigenlijk met de Vrijwilligersplanner? “Je kunt je als organisatie aanmelden voor een gratis proefaccount. Het is geschikt voor kleine organisaties zoals de plaatselijke tennisvereniging, maar ook voor grote organisaties met honderden vrijwilligers. Met het account krijg je dan toegang tot de vele mogelijkheden van Vrijwilligersplanner.nl zoals de inschrijfmodule, waarmee je een eigen inschrijfformulier onder een knop op je eigen site kunt plaatsen. Vrijwilligers die zich via de knop op de eigen site aanmelden, komen automatisch in het bestand van Vrijwilligersplanner.”

Logo-CH2018-vrijwilligersplanner.jpg

Een bijzondere samenwerking is er met Leeuwarden-Fryslân Culturele Hoofdstad (LF2018). Zij stellen Vrijwilligersplanner.nl gratis beschikbaar aan alle organisaties die met LF2018 meedoen. Met de talloze bijbehorende culturele initiatieven in dit speciale jaar is het voor die organisatie van belang om dit goed af te stemmen met vrijwilligers. “Voor LF2018 hebben we een poule gebouwd. Via eigen werving heeft LF2018 inmiddels bijna duizend vrijwilligers in deze poule verzameld.” Dat werkt zo: vrijwilligers gaan naar de site van LF2018 en melden zich aan via Frij-Stiper (Fries voor vrijwilliger). Vervolgens worden ze (op de achtergrond) doorgeleid naar het inschrijfformulier van Vrijwilligersplanner waarin ze zich aanmelden. Ze krijgen dan een eigen profielpagina waar ze beschikbaarheid en voorkeuren kunnen opgeven. Vrijwilligersplanner.nl verwerkt deze gegevens automatisch zodat ze in de vrijwilligerspoule van LF2018 terechtkomen. Zo kan de organisatie van LF2018 in één oogopslag zien hoeveel vrijwilligers voor welk onderdeel beschikbaar zijn. “En vanuit hun eigen omgeving op Vrijwilligersplanner.nl kan de organisatie vervolgens contact leggen met de verschillende groepen.”

Deze poulestructuur is ook heel interessant voor bijvoorbeeld dorpen, steden en regio’s. Iedereen heeft moeite om vrijwilligers te vinden en te binden. Neem nou de vrijwilligers van een lokale tennisvereniging, die vinden het misschien ook leuk om ook ergens anders te helpen. Interessant wordt het als er een overkoepelende organisatie een poule op Vrijwilligersplanner.nl aanmaakt, bijvoorbeeld Plaatselijk Belang of een omnisportvereniging. “Want dik kans dat iemand die helpt bij de tennisclub, dat ook wel bij voetbal wil doen. Via de Vrijwilligersplanner kunnen de vrijwilligers simpel aangeven waarvoor ze ingezet willen worden zodat je als dorp of regio de krachten kunt bundelen.” Het gebruik van de vrijwilligersplanner.nl voor de bij LF2018 betrokken organisaties is gratis. Andere organisaties betalen per vrijwilliger jaarlijks 1 euro voor de diensten van Vrijwilligersplanner.

vwp-ch2018.jpg

Ervaring Golazo Noord Nederland

Golazo Noord Nederland GRONINGEN

Golazo Noord Nederland (2014), voorheen Topsport Noord Nederland, richt zich al sinds 1992 op het organiseren van (top)sportevenementen in Groningen. Door de jaren heen zijn verschillende sportevenementen geïnitieerd met een prachtige mix van top- en breedtesport voor jong en oud. Zo wordt vanaf 1993 de 4 Mijl van Groningen, het grootste hardloopevenement van Noord Nederland georganiseerd en ligt sinds 2008 de focus geheel op hardloopevenementen. Bij alle evenementen is optimale aandacht voor gezond bewegen, promotie van Groningen, maatschappelijke betrokkenheid en stimulering van bedrijfsactiviteiten. Jaarlijks trekken de evenementen zo’n 30.000 deelnemers en honderdduizend toeschouwers.

Zoveel kansen en mogelijkheden!

Ik ben met de Vrijwilligerplanner in aanmerking gekomen voor de hardloop- en fietsevenementen die wij organiseren vanuit Golazo Noord Nederland. Wij werken hiervoor met meer dan 1000 vrijwilligers verspreid over alle evenementen. Om bij al deze evenementen vrijwilligers te ontvangen en ook nog op de juiste manier in te zetten is altijd een hele klus en behoorlijk tijdrovend werk. Hiervoor kwam de Vrijwilligersplanner.nl langs met zoveel kansen en mogelijkheden waarbij dit proces het zou versnellen en vergemakkelijken. Hiervoor hebben wij voor de GasTerra Ladiesrun Groningen met een online test omgeving gewerkt. Waarbij al onze ideeën en problemen waar wij tegen aan liepen meteen uitgewerkt werden en alle tips om het systeem te verbeteren meer dan welkom waren!

4 mijl vrijwilligers_01.png

 Binnenkort zullen wij het systeem verder uitzetten onder de vrijwilligers. Vrijwilligers kunnen dan zelf aangeven via het systeem of ze beschikbaar zijn of niet, je hoeft ze dan als organisator zelf alleen nog in te delen bij de juiste functies. Waarbij je vlak voor het evenement een gehele groep met dezelfde functie kunt mailen vanuit het systeem. Uiteraard blijft persoonlijke contact met vrijwilligers erg belangrijk en wordt dit ook zeker gestimuleerd door de eigenaren van de Vrijwilligersplanner.nl Dit door bijvoorbeeld af en toe een dubbele check te doen met behulp van een belronde. Voor de vrijwilliger zelf is het uiteindelijk ook een stuk fijner om jezelf aan te melden, en al je gegevens zelf in te vullen op een persoonlijke profielpagina.

 Wij hopen nog een lange samenwerking aan te gaan met de Vrijwilligerplanner voor al onze komende harldoop- en fietsevenementen!

 Sportieve groet,

Michelle Mencke

Event support medewerker Golazo Noord Nederland

Ervaring Leiden Marathon

De Leiden Marathon beleefde haar première in 1991 en trekt sindsdien jaarlijks duizenden hardlopers èn kijkers. Vorig jaar startten zo’n 15.000 renners op de Breestraat en het deelnemersaantal groeit nog ieder jaar. De Leiden Marathon houdt de klassieke afstand en tijd aan: 42,195 kilometer binnen zes uur. De Leiden Marathon geniet inmiddels internationale bekendheid en geldt voor vele lopers als een perfecte voorbereiding op kampioenschappen.

“De Leiden Marathon bestaat 26 jaar. We werken met meer dan 1100 vrijwilligers."

Leiden Marathon_01.jpg

“Voorgaande jaren gebruikten wij voor het verwerken van de gegevens van vrijwilligers excel. Dit was al jaren een doorn in onze ogen. Onze bestanden waren vervuild en we kregen daardoor uiteraard kritiek van vrijwilligers omdat ze niet de juiste kleding hadden of geen mail kregen. En terecht.”

“Het werken met Vrijwilligersplanner.nl heeft ervoor gezorgd dat er in onze organisatie heel veel rust is gekomen. Het was de basis voor de best georganiseerde marathon in 26 jaar. Geen mopperende vrijwilligers, kleding klopte en de teamleiders waren zeer tevreden.

“Tijdens de laatste evaluatie werden we enorm blij verrast door een nieuwe versie…in één klap waren al onze verbeterpunten verwerkt. Echt grote klasse!”

“Zoekt u ook naar een gebruikersvriendelijk vrijwilligerssysteem? Ik zou Vrijwilligersplanner.nl benaderen!”

- Mok Scheffer manager Leiden Marathon